PRINCE2® processer

- forløbet af et PRINCE2-projekt

PRINCE2 er anerkendt som en af de mest brugte metoder indenfor projektledelse. Det er en generisk metode, der passer til de fleste projekter uanset størrelse eller branche. Metoden består af en struktureret række aktiviteter, som etableres for at opnå et defineret mål. Aktiviteterne bruges til at styre, lede og levere et projekt med succes og på en god måde.

Diagrammet nedenfor viser PRINCE2 processer efterfulgt af en kort forklaring. Du kan også hente en komplet procesmodel under Materiale, som du kan bruge som reference, når du kører et projekt efter PRINCE2.

 

Ejerskab af projektet

Ejerskab af et projekt kører fra projektets start til afslutning. Formålet med dette er, at gøre styregruppen i stand til at tage ansvaret for projektets succes ved at tage vigtige beslutninger og have overordnet kontrol. Den daglige ledelse af projektet overdrages til projektlederen.

Processen skal sikre, at:

  • der er bemyndigelse til at gå i gang med projektet
  • der er bemyndigelse til at levere projektets produkter
  • ledelsen leverer styring og kontrol i hele projektets levetid
  • projektet forbliver levedygtigt
  • virksomheds- eller programledelsen har en grænseflade til projektet
  • der er bemyndigelse til at afslutte projektet
  • realisering af udbytte efter projektet ledes og gennemgås

 

Start af et projekt

Det er vigtigt, at projektet får en vellykket start.

For at sikre en god start af projektet er det vigtigt, at:

  • der findes et forretningsmæssigt grundlag for at initiere projektet
  • alle nødvendige tilladelser foreligger, før projektet startes
  • der er tilstrækkelig information tilgængelig til at kunne definere og fastslå projektets omfang
  • de forskellige måder, som projektet kan leveres på, er evalueret, og der er valgt en tilgang til projektet
  • rollerne for de personer, der deltager i projektet, er fordelt
  • det arbejde, der kræves for at starte projektet, er planlagt
  • den organisation, som skal være vært for projektgruppen, er blevet informeret om det nye projekt

 

Initiering af et projekt

Før projektet kan initieres, bør der etableres et solidt grundlag. På den måde er organisationen forberedt på det arbejde, der skal udføres i forbindelse med projektet, før de vælger at forpligte sig.

Dette indebærer en forståelse af:

  • Formålet med projektet og det udbytte, det forventes at give
  • Omfanget af det arbejde, der skal udføres og de produkter, der skal leveres
  • Hvordan og hvornår projektprodukterne vil blive leveret, og hvad omkostningerne vil være
  • Hvem der skal involveres i projektbeslutninger
  • Hvordan kvaliteten skal opretholdes
  • Hvordan baseline etableres og kontrolleres
  • Hvordan risici, emner og ændringer vil blive identificeret, vurderet og kontrolleret
  • Hvordan fremskridt overvåges og kontrolleres
  • Hvem der har brug for information

 

Ledelse af en faseovergang

Formålet med denne proces er, at give styregruppen tilstrækkelig information om projektets afsluttende og kommende faser.

Dette betyder, at projektlederen skal:

  • forsikre om, at alle produkter i planen er fuldført og godkendt
  • forelægge en plan for næste fase af projektet
  • gå gennem dokumentationen for projektets initiering og om nødvendigt opdatere den
  • registrere al information eller erfaring, som kan hjælpe senere faser i projektet
  • bede om accept til at starte næste fase

 

Styring af en fase

I denne proces bliver projektlederen tildelt det arbejde, som skal udføres. Ud over at overvåge arbejdet består projektlederens opgaver i at håndtere nye emner, rapportere om fremskridt til styregruppen og foretage korrigerende tiltag, således at fasen fuldføres korrekt.

Aktiviteterne er projektlederorienterede, og består af:

Arbejdspakker:

  • Autorisere arbejdspakker
  • Vurdere arbejdspakkens status
  • Modtage færdige arbejdspakker

Overvågning og rapportering:

  • Vurdere fasens status
  • Rapportere om højdepunkter

Emner:

  • Registrere og undersøge emner og risici
  • Eskalere emner og risici
  • Gennemføre korrigerende handlinger

 

Styring af produktleverancer

Teamlederen har ansvar for at sikre, at produkterne produceres og leveres af teamet.

Formålet med denne proces er at sikre, at:

  • arbejdet på de produkter, som er blevet tildelt til teamet, er autoriseret og aftalt
  • teamledere, medlemmer og leverandører hver især ved, hvad der skal produceres
  • alle de involverede personer kender og forstår forventet arbejde, omkostninger og tidsplan for projektet
  • de planlagte produkter leveres som forventet
  • der gives præcise oplysninger om fremskridt til projektlederen så ofte, som det er aftalt for at sikre, at forventningerne imødekommes.

 

Afslutning af et projekt

Når det meste af arbejdet er udført, er det tid til at vurdere, om de mål, der blev defineret ved initieringen, faktisk er nået. For projektlederen indebærer det at forberede oplysninger til styregruppen for at få en endelig bekræftelse på, at projektet kan afsluttes.

Før projektet afsluttes er det derfor vigtigt, at:

  • verificere brugeraccepten af projektprodukterne
  • sørge for, at de som skal tage imod produkterne, er i stand til det
  • gå gennem projektets ydelser i baseline
  • vurdere eventuelt udbytte, som allerede er blevet realiseret, opdatere prognoserne for resterende udbytte og planlægge en gennemgang af udbytte, som endnu ikke er realiseret.
  • sørge for, at der tages højde for at håndtere alle åbne emner og risici med anbefalinger om opfølgende tiltag

Kontakt os

Send os en e-mail, hvis der er noget, du er i tvivl om. Du vil få svar, så hurtigt som muligt!